ASSISTANT COMMERCIAL/ OFFICE MANAGER (F/H)

Nous recherchons pour l'un de nos clients dans le secteur pharmaceutique un(e) Assistant (e) Commercial (e) / Office Manager en CDI- basé à Paris 12.

Vous soutiendrez votre fonction commerciale. Ce rôle est essentiel au bon fonctionnement des départements Ventes, Marketing et Direction Générale, avec un fort accent sur la coordination administrative, le suivi budgétaire, le support événementiel et la gestion du bureau.

Vos missions consistent :
- Coordination administrative et commerciale
- Fournir un soutien quotidien fiable aux équipes Commerciale, Ventes, Marketing et à la Direction Générale.
- Gérer la documentation, la correspondance, la préparation de présentations et la logistique des réunions.
- Générer et gérer les bons de commande (PO), coordonner les validations de factures et assurer leur traitement en temps voulu avec les équipes Finance et Comptabilité fournisseurs.
- Soutenir les processus de conformité et les besoins en formation des fonctions commerciales.
- Servir de support de second niveau pour les demandes et requêtes clients.

Support aux événements et réunions
- Organiser des réunions internes et externes, congrès et événements de formation, en veillant au respect de la logistique, des validations et des normes de conformité.
- Coordonner avec les prestataires de services et les partenaires de gestion de voyages pour des solutions efficaces et de qualité.
- Maintenir une documentation conforme aux audits pour les contrats et les événements.

Gestion du bureau et des installations
- Superviser les opérations quotidiennes du bureau, de l'accueil, des fournitures et de la coordination des installations.
- Faire le lien avec les prestataires et les équipes globales pour la gestion du bureau et de la flotte automobile.
- Gérer l'onboarding des nouveaux employés en ce qui concerne les opérations de bureau et les politiques internes.

Communication avec les parties prenantes et supervision budgétaire
- Être le point de contact central pour les parties prenantes internes et externes
- Collaborer avec les départements Commercial et Finance pour gérer les budgets et prévisions du département
- Soutenir la Direction Générale dans les responsabilités administratives, l'élaboration de présentations et la communication avec les parties prenantes.

De formation Bac+3, vous justifiez d'une expérience de 3/5 années minimum.
Anglais très bon anglais
Expérience préalable dans le support aux fonctions commerciales, ventes ou marketing, dans un environnement matriciel ou multinational.
Bonne connaissance des systèmes tels que Veeva et Esker
Expérience dans la gestion de prestataires, la logistique événementielle et le suivi budgétaire.