Description
Envie de rejoindre une équipe dynamique au cœur de la stratégie de marque et de communication de la Coopérative U ? Nous recherchons un ou une Assistant(e) de Direction pour soutenir simultanément la Direction Marque et Communication et la Direction Concept.
Assurer l'assistance administrative et organisationnelle :
- Gérer les agendas des responsables N-1 en coordonnant les réunions, les rendez-vous et les déplacements professionnels,
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes rendus, les présentations des instances chaque mois,
- Traiter et suivre les demandes administratives, notamment la gestion des courriers entrants et sortants, des emails et des appels téléphoniques.
Organiser les réunions et événements interne :
- Préparer les réunions et événements internes (ordre du jour, réservation des salles, envoi des invitations),
- Assurer la logistique des événements internes (coordination avec les prestataires, gestion des fournitures, suivi des facturations, récupérer le courrier, gestion du matériel informatique),
- Déplacement interne de la Direction (réservation billets de train, hôtel, billet avion et location de voiture),
- Prendre en charge l'organisation des événements spécifiques au service (séminaires, déjeuner)
Coordonner les activités transversales :
- Servir de point de contact pour toutes les Directions,
- Participer au suivi des projets transverses en collaboration avec les équipes internes et externes,
- Assurer un rôle de soutien dans la coordination et le respect des deadlines pour les projets prioritaires.
Gérer les relations avec les prestataires et fournisseurs :
- Suivre les commandes, devis et factures en lien avec les prestataires et fournisseurs,
- Maintenir un lien avec les agences partenaires ou autres prestataires liés aux activités du service,
- Assurer la mise à jour et l'archivage des contrats ou documents administratifs associés,
Appuyer la communication interne et externe du service :
- Aider à la préparation des supports de communication (actu hebdo, présentations),
- Contribuer à la mise en place et au suivi des actions de communication internes (événements, publications)
- Assurer le relais des informations clés auprès des équipes du service et des autres Directions,
- Réseaux Sociaux : Poster les affiches dynamiques sur différentes plateformes pour les magasins, publications (facebook, instagram et youtube),
- Création des commandes chaque mois pour le service Media
Profil recherché
L'Assistant(e) Confirmé(e) doit être organisé(e), minutieux, motivé(e), rigoureux et réactif, possédant une vaste expérience en gestion administrative. Avoir une très bonne aisance orale,et de bonnes capacités rédactionelles.
Compétences métier :
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (pack office),
- Bonne maîtrise (gmail, drive, Google Sheets, Google doc et Google Slide),
- Bonne connaissance des processus administratifs,
- Sensibilité au domaine de la commmunication et du marketing pour comprendre les enjeux et les priorités du service
Compétences comportementales :
- Organisation et rigueur pour gérer plusieurs tâches et priorités simultanément,
- Discrétion et respect de la confidentialité des informations,
- Proactivité et autonomie pour anticiper les besoins et résoudre les problèmes
Compétences relationnelles :
- Excellente aptitudes en communication écrite et orale pour intérargir efficacement avec des interlocuteurs variés,
- Esprit collaboratif pour travailler avec des équipes transversales,
- Diplomatie et adaptabilité pour gérer des situations et des demandes variées.
Expériences : 2 à 3 ans
Informations complémentaires
